Für das Jobcenter Bayreuth haben wir ein digitales Umfragen-System entwickelt, mit dem Feedback einfach, anonym und strukturiert erfasst werden kann. Die Lösung unterstützt sowohl externe Befragungen von Kundinnen, Kunden und Besucherinnen und Besuchern als auch interne Umfragen für Mitarbeitende.
Im Mittelpunkt stand eine Anwendung, die im Alltag funktioniert: leicht zu bedienen, schnell auswertbar und flexibel genug für unterschiedliche Befragungssituationen. Externe Umfragen werden über ein von uns eingerichtetes Tablet ausgespielt. Interne Umfragen können im Verwaltungsbereich ebenso einfach erstellt und genutzt werden.
Die Ausgangslage
Das Jobcenter Bayreuth wollte Rückmeldungen nicht mehr nur punktuell oder manuell erfassen, sondern dauerhaft und niedrigschwellig ermöglichen. Dabei mussten zwei Einsatzbereiche abgedeckt werden: anonyme externe Befragungen vor Ort und interne Umfragen innerhalb der Organisation.
Besonders wichtig war, dass die Bedienung ohne technischen Schulungsaufwand funktioniert. Mitarbeitende sollten Umfragen selbst erstellen, aktivieren und auswerten können. Kundinnen, Kunden und Besucherinnen und Besucher sollten auf dem Tablet schnell und anonym teilnehmen können.
Unsere Aufgabe
- Entwicklung eines Verwaltungs-Backends zur einfachen Erstellung und Auswertung von Umfragen
- Bereitstellung einer Tablet-Ansicht für externe, anonyme Befragungen im Jobcenter
- Unterstützung interner Umfragen für Mitarbeitende und organisatorische Themen
- Flexible Fragetypen wie Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Skalen und Freitext
- Unterstützung von Spracheingabe und Bildern für barriereärmere und anschaulichere Umfragen
- Echtzeit-Auswertung mit übersichtlicher Darstellung der Ergebnisse
Externe Umfragen per Tablet
Externe Umfragen werden über ein speziell eingerichtetes Tablet ausgespielt. Die Oberfläche ist bewusst reduziert gestaltet, damit Teilnehmende ohne Erklärung starten können. Große Bedienelemente, klare Fragen und wenige Schritte machen die Nutzung auch im Vorbeigehen möglich.
Diese externen Befragungen sind grundsätzlich anonym. Es ist kein Login erforderlich, es werden keine personenbezogenen Pflichtangaben abgefragt und nach Abschluss einer Umfrage ist das Tablet direkt bereit für die nächste Teilnahme.
Interne Umfragen
Neben den externen Besucherbefragungen können auch interne Umfragen sehr einfach erstellt werden. So lassen sich Rückmeldungen von Mitarbeitenden, Einschätzungen zu organisatorischen Themen oder kurze interne Stimmungsbilder direkt im System abbilden.
Die Erstellung erfolgt über das Verwaltungs-Backend: Fragen, Antwortoptionen, Reihenfolge und Aktivierungszeiträume können frei definiert werden. Dadurch bleibt das System flexibel und kann ohne externen Support für neue Befragungen genutzt werden.
Spracheingabe und Bilder
Um unterschiedliche Nutzungssituationen besser abzudecken, unterstützt das System auch Spracheingabe und Bilder. Offene Antworten können dadurch leichter erfasst werden, während Bilder helfen, Fragen verständlicher oder anschaulicher darzustellen.
Gerade bei kurzen Befragungen am Tablet oder bei intern erklärungsbedürftigen Themen sorgt diese Unterstützung dafür, dass Umfragen zugänglicher und vielseitiger eingesetzt werden können.
Auswertung und Reporting
Alle Antworten laufen im Verwaltungsbereich zusammen und werden dort übersichtlich aufbereitet. Ergebnisse können in Echtzeit eingesehen, nach Zeitraum oder Umfrage-Version gefiltert und für interne Auswertungen genutzt werden.
Damit unterstützt das System die Qualitätssicherung im Jobcenter: Rückmeldungen werden nicht nur gesammelt, sondern direkt nutzbar gemacht.
Technische Umsetzung
Die Anwendung wurde als individuelle Web-Anwendung entwickelt und auf den Betrieb in einer öffentlichen Einrichtung zugeschnitten. Verwaltungsbereich und Tablet-Ansicht sind klar voneinander getrennt, damit interne Funktionen nicht versehentlich im externen Befragungsmodus erreichbar sind.
Das Ergebnis ist eine wartungsarme, flexible Lösung, die sowohl für anonyme externe Feedback-Erfassung als auch für interne Umfragen genutzt werden kann.
Ergebnis
Das Jobcenter Bayreuth verfügt nun über ein selbst verwaltbares Umfragen-System, das externe und interne Befragungen in einer Lösung vereint. Kundinnen, Kunden und Besucherinnen und Besucher können anonym über das Tablet teilnehmen, während Mitarbeitende Umfragen eigenständig erstellen, verwalten und auswerten können.
So entstehen verwertbare Rückmeldungen für Servicequalität, interne Organisation und kontinuierliche Verbesserung, ohne unnötige Hürden im laufenden Betrieb.